Müügivihjete kogumine üritustel: enne, ajal ja pärast

Müügivihjete kogumine üritustel ebaõnnestub tavaliselt pärast üritust, mitte selle ajal. Boks on hõivatud, skanner piiksub terve päeva ja meeskond lendab koju 400 nimesildi skanniga. Kaks nädalat hiljem imporditakse tabel lõpuks, pooltel ridadel pole märkmeid, keegi ei mäleta, milline „Mark Siemensist“ hinda soovis, ja järeltegevuse e-kiri läheb kõigile korraga. See juhend käsitleb kogu töövoogu: mida enne üritust ette valmistada, milliseid kogumismeetodeid boksis kasutada, mida iga vestluse kohta salvestada, kuidas käsitleda turundusnõusolekut, kuidas saada müügivihjed 24–48 tunni jooksul CRM-i, kuidas teha järeltegevust ja neid hinnata ning kuidas mõõta, kas üritus tasus end ära.

Meie seisukoht: koguge vestlusi, mitte kontakte

Kontaktide kogumisel ja müügivihjete püüdmisel on vahe. Möödakõndija märgi skaneerimine, kes tuli tasuta pastaka järele, on kontakt. Kirje, mis ütleb „Operatsioonijuht, 300 töötajat, hindab enne teist kvartalit praegusele süsteemile asendajaid, soovib demot koos oma IT-juhiga“, on müügivihje. Enamikku ürituste programme mõõdetakse esimese järgi, aga nende eest maksab teine.

Meie seisukoht: nimesildi skannide arv on edevusmõõdik. Meeskonnad, kes seavad skannide eesmärgi, saavad täpselt selle – pika loendi inimestest, kes järeltegevusele ei vasta. Seadke selle asemel eesmärgid kvalifitseeritud vestlustele ja broneeritud kohtumistele ning tehke boksi töötajatele lihtsaks salvestada kaks või kolm fakti, mis muudavad kontakti müügivihjeks. Vähem, kuid rikkalikumad kirjed on paremad kui pikk tühjade kirjete loend, sest järeltegevus saab olla konkreetne.

Enne üritust: seadistage kogumissüsteem

Suurem osa tööst, mis otsustab müügivihjete kvaliteedi, toimub messile eelnevatel nädalatel.

1. Leppige müügiga kokku kvalifitseeritud messimüügivihje määratlus. Kaks või kolm kriteeriumi on piisav: õige ettevõtteprofiil, otsuses osalev roll ja väljendatud probleem või ajakava.
2. Valige kogumismeetod (vt järgmist jaotist) ja testige seda. Kontrollige korraldajalt, kas nimesiltidel on QR-koodid, ribakoodid või NFC-kiibid ja millise müügivihjete kogumise rakenduse litsents messil kehtib.
3. Looge kogumisvorm allolevate kvalifitseerivate väljadega, seadistatud kiirete puudutustena, mitte vaba tekstina, et töötajad saaksid neid surve all täita.
4. Broneerige kohtumised ette. Kasutage osalejate nimekirja, kui korraldaja seda jagab, pluss oma sihtkontosid, ja kutsuge nad kindlal ajal stendi juurde. Eelnevalt broneeritud kohtumine on kõrgeima kvaliteediga müügivihje, mida üritus toodab. Kui juhite kontopõhist programmi, käsitleb meie juhend kontopõhise turunduse strateegia kohta, kuidas valida, milliseid kontosid kutsuda.
5. Valmistage ette ürituse maandumisleht QR-koodide ja ürituse järeltegevuse jaoks, koos kampaaniaparameetritega, et liiklust saaks üritusega siduda. Meie B2B maandumislehtede näited näitavad kopeerimist väärt mustreid: üks pakkumine, lühike vorm, tõendid sarnastelt ettevõtetelt.
6. Kirjutage järeltegevuse e-kirjad enne reisi. Kui need kirjutatakse pärast messi, lähevad need välja hilja.

Müügivihjete kogumine üritustel: meetodid messiboksi jaoks

Iga meetod vahetab kiirust andmekvaliteedi vastu. Enamik meeskondi kasutab kahte: skannerit kiiruse jaoks ning vormi või märkmevälja kvalifitseerimiseks.

Igas kategoorias on olemas päris tööriistad. Spetsiaalsed müügivihjete kogumise rakendused, nagu iCapture (osa Cventist), Momencio ja Captello, töötavad paljudel messidel ja võimaldavad seadistada oma kvalifitseerivad küsimused. Ürituste haldusplatvormid, nagu Zoho Backstage, sisaldavad eksponentidele müügivihjete kogumise rakendust sellel platvormil korraldatud üritustel, ja platvormid nagu EventsAir haldavad korraldajatele registreerimist ja nimesiltide printimist. Enne otsustamist kontrollige iga teenusepakkuja praeguseid funktsioone ja nimesiltide ühilduvust oma konkreetse messiga; korraldajad litsentsivad sageli ühe ametliku andmete kogumise rakenduse.

Mida iga vestluse kohta salvestada

Piirake vorm väljadega, mis muudavad järgmisi samme. Hea messiboksi vormil on:

• Kontaktandmed nimesildilt või visiitkaardilt: nimi, ettevõte, ametinimetus, e-post.
• Roll otsuses: otsustaja, mõjutaja, kasutaja, ei osale.
• Probleem või huvi: valikunimekiri teie kolmest-neljast peamisest kasutusjuhust, pluss „muu“.
• Ajakava: aktiivne projekt, järgmised 6–12 kuud, projekti pole.
• Kokkulepitud järgmine samm: demo broneeritud, saata materjal, kõne järgmisel nädalal, puudub.
• Vaba tekstiga märkus, üks rida külastaja enda sõnadega („praegune tööriist ei saa hakkama mitme asukoha aruandlusega“).
• Töötaja, kes vestluse pidas, et järeltegevus saaks tulla temalt.
• Turundusnõusolek, salvestatud eraldi (vt allpool).

Sama loogika kehtib iga vormi kohta; meie juhend müügivihjete kogumise vormist selgitab, miks iga lisaväli maksab täitmisi ja kuidas otsustada, millised väljad oma koha välja teenivad.

Nõusolek: GDPR, PECR ja CAN-SPAM

Messimärgi skaneerimine registreerib, et vestlus toimus. See ei tähenda automaatselt, et inimene nõustus teie turunduskirjadega. Vajalik sõltub sellest, kus saaja asub. See on praktiku kokkuvõte, mitte õigusnõuanne.

• EL-i ja Ühendkuningriigi GDPR. Kui tuginete nõusolekule, peab see olema aktiivne nõustumine. Ühendkuningriigi järelevalveasutuse juhend kehtiva nõusoleku kohta ütleb, et eelnevalt märgitud ruudud, vaikimine või tegevusetus ei loe, et nõusolek peaks olema muudest tingimustest eraldi, et peate suutma näidata, et keegi nõustus, ja et inimesed peavad saama selle igal ajal hõlpsalt tagasi võtta.
• Ühendkuningriigi PECR. ICO e-posti turunduse juhend lubab saata turunduskirju ettevõtetest tellijatele ilma eelneva nõusolekuta, kui te end tutvustate ja pakute loobumisvõimalust. Füüsilisest isikust ettevõtjaid ja mõningaid partnerlusi käsitletakse eraisikutena ning nende puhul on vaja nõusolekut või nn pehmet nõusolekut (soft opt-in), mis hõlmab ainult olemasolevaid kliente, kes on sarnase toote ostnud või selle ostu üle läbi rääkinud.
• USA CAN-SPAM. FTC vastavusjuhendi järgi ei tee seadus erandit ettevõtetevahelisele e-postile. Igas sõnumis peab olema kehtiv füüsiline postiaadress ja toimiv loobumisvõimalus ning loobumistaotlused tuleb täita 10 tööpäeva jooksul. Juhendi (jaanuari 2024 seisuga) järgi võivad trahvid ulatuda 53 088 USD-ni iga rikkuva e-kirja kohta.

Praktiline seadistus: lisage oma kogumisrakendusse või tahvelarvuti vormi märkimata valik „Jah, saatke mulle igakuist uudiskirja“ (või ürituste kutseid, nimetades täpselt, mida nad saavad), salvestage ajatempel ja näidatud sõnastus ning hoidke vestlusele järgnev isiklik suhtlus turunduskirjadest eraldi. Kontaktid ilma nõusolekuta riikidest, kus see on nõutav, saavad ainult isikliku järelkirja, mitte teie uudiskirja. Meie postitus B2B andmekaitse vastavusest käsitleb laiemaid reegleid.

Pärast üritust: CRM-i import 24–48 tunni jooksul

Huvi raugeb pärast messi kiiresti ja nii raugeb ka teie töötajate mälestus igast vestlusest. Meie postitus müügivihjele reageerimise kiirusest selgitab, miks vastamisaeg on sissetulevate müügivihjete puhul oluline, ja messiboksi müügivihjed pole erandiks. Kehtestage reegel: iga müügivihje on CRM-is, puhastatud ja määratud 48 tunni jooksul pärast messi lõppu ning kuumad müügivihjed 24 tunni jooksul.

1. Eksportige iga päev mitmepäevaste ürituste ajal, mitte üks kord lõpus.
2. Puhastamine: eemaldage duplikaadid, konkurendid, üliõpilased ja oma töötajad; ühtlustage ettevõtete nimed; parandage visiitkaartide skannimisest tulenevad ilmsed trükivead.
3. Siduge olemasolevate kirjetega e-posti ja ettevõtte domeeni järgi, nii et messiboksi vestlus avatud müügivõimalusega uuendab seda müügivõimalust, mitte ei loo uut müügivihjet.
4. Märgistage iga kirje ürituse nime, kuupäeva ja töötajaga, kasutades sama kampaaniate nimetamist nagu teie UTM-parameetrites.
5. Suunake skoori ja territooriumi järgi. Kui juba suunate veebilehe müügivihjeid, kehtivad samad reeglid; vaadake meie juhendit veebilehe müügivihjete suunamise kohta.

Messiboksi müügivihjete hindamine

Stendi müügivihjed vajavad oma skoorimist, sest signaal on teistsugune: teil on lehevaatamiste asemel vestlus. Toimib lihtne A/B/C-mudel:

• A (kuum): vastab ideaalkliendi profiilile, osaleb otsustamises, aktiivne projekt või kokkulepitud järgmine samm. Töötaja isiklik järeltegevus 24 tunni jooksul.
• B (soe): vastab profiilile, on huvitatud, aktiivset projekti ei ole. Isiklik e-kiri 48 tunni jooksul viitega vestlusele, seejärel järelhoolduse rada.
• C (külm): kehv sobivus või päris vestlus puudub. Ainult turunduslik soojendamine, kui nõusolek seda lubab.

Kui soovite kaalud vormistada, annab meie müügivihjete hindamismudeli mall teile lähtestruktuuri.

Järelkirjade jadad, mis viitavad vestlusele

Halvim ürituse järeltegevus on kõigile 400 kontaktile saadetud e-kiri „Tore oli teiega messil kohtuda!“. Parimad viitavad sellele, mida räägiti. Praktiline järjestus B-taseme müügivihjetele:

1. Päevad 1–2: isiklik e-kiri töötajalt, kes nendega kohtus, tsiteerides tema märkust („Mainisite, et mitme asukoha aruandlus oli komistuskivi“), koos ühe asjakohase materjali ja broneerimislingiga.
2. Päevad 5–7: lühike järelkiri kliendilooga nende tööstusharust.
3. 14. päev: kutse veebiseminarile või lühikesele kõnele, seejärel vastuse puudumisel üleandmine järelhooldusele.

Saatke ürituse järgsed lingid eraldi ürituse maandumislehele, mis jätkab boksis alanud vestlust, mitte avalehele. Külastajaid, kes naasevad nädalaid hiljem ilma jälgitud lingile klõpsamata, on raskem märgata: Markettailori külastajate tuvastamine näitab, millal messil kohatud ettevõtted lehele tagasi tulevad, nii et müüjad saavad teise kontakti ajastada tegeliku huvi, mitte kalendri järgi.

Illustreeriv näide: ürituse ROI mõõtmine

Näitlik näide, ümmargused numbrid. Ettevõte osaleb kolmepäevasel valdkonnamessil. Kogukulu, sh pind, stend, reisid ja töötajate aeg, on 30 000.

• Toorskannid: 400. Pärast puhastamist (duplikaadid, konkurendid, tudengid): 300 müügivihjet. Kulu müügivihje kohta: 30 000 / 300 = 100.
• Skooritud: 40 A-müügivihjet, 100 B-müügivihjet, 160 C-müügivihjet.
• Toimunud kohtumised: 50% A-müügivihjetest (20) ja 10% B-müügivihjetest (10), seega 30 kohtumist. Kulu kohtumise kohta: 1000.
• Müügivõimalused: 60% kohtumistest ehk 18. Kulu müügivõimaluse kohta: umbes 1670.
• Suletud: 25% müügivõimalustest, seega umbes 4,5 tehingut esimese aasta väärtusega 20 000, ehk ligikaudu 90 000.

Tulu põhjal on tasuvus (90 000 − 30 000) / 30 000 = 200%. Brutokasumi põhjal 75% marginaaliga (67 500) on see umbes 125%. Arvutage oma numbrid turunduse ROI kalkulaatoriga ja võrrelge müügivihje hinda teiste kanalitega müügivihje hinna kalkulaatori abil.

Arvutusest kaks õppetundi. Esiteks ei andnud 160 C-müügivihjet midagi, seega paneb müügivihje hind (100) ürituse paremas valguses paistma; teiste kanalitega tuleb võrrelda kohtumise ja müügivõimaluse hinda. Teiseks võtab tehingute sulgemine kuid, seega hinnake üritust 30–60 päeva jooksul tekkinud kohtumiste ja müügivõimaluste järgi ning kinnitage seda hiljem tuluga. Kui 40 A-müügivihjet annavad suurema osa tulemusest, on järgmise aasta küsimus, kuidas neid rohkem saada, tavaliselt sihtkontodega rohkemate ette broneeritud kohtumiste kaudu.

Korduma kippuvad küsimused

Milline on parim viis messil müügivihjeid koguda?

Kombineerige kiire kogumismeetod kvalifitseerimisega. Skannige nimesilte korraldaja müügivihjete kogumise rakenduse või spetsiaalse kogumisrakendusega, lisage iga vestluse juurde kaks-kolm kiiret kvalifitseerivat välja ja üherealine märkus ning broneerige kohtumised sihtkontodega enne messi. Eelnevalt broneeritud kohtumised annavad tavaliselt kõrgeima kvaliteediga müügivihjeid.

Kui kiiresti peaks ürituselt saadud müügivihjetega ühendust võtma?

Kuumade müügivihjete puhul 24 tunni ja ülejäänute puhul 48 tunni jooksul. Mitmepäevastel üritustel eksportige müügivihjed iga päev, puhastage need, importige CRM-i ja määrake võimalusel omanikud enne messi lõppu. Kirjutage järeltegevuse e-kirjad enne üritust, et need saaksid õigel ajal välja minna.

Kas vajan nõusolekut, et saata e-kirju nimesildi skannimisest saadud müügivihjetele?

See sõltub adressaadi riigist. USA-s nõuab CAN-SPAM eelneva nõusoleku asemel loobumisvõimalust ja postiaadressi. Ühendkuningriigis lubab PECR saata turunduskirju ettevõtetest tellijatele ilma nõusolekuta, kuid füüsilisest isikust ettevõtjate puhul on see vajalik. ELi reeglid ärikirjade kohta erinevad riigiti. Selgesõnalise nõusoleku salvestamine kogumisvormil on kõige turvalisem lähenemine.

Millist teavet peaksite messiboksi külastajatelt koguma?

Koguge kontaktandmed, külastaja roll ostuotsuses, tema peamine probleem või huvi, ajakava, kokkulepitud järgmine samm, lühike märkus tema enda sõnadega, temaga rääkinud töötaja ja turundusnõusolek. Piirduge väljadega, mis muudavad seda, kuidas te järeltegevust teete.

Kuidas mõõta ürituse ROI-d?

Liitke kokku ürituse kogukulu, sealhulgas töötajate aeg ja reisid, ning jälgige seejärel müügivihje, kohtumise ja müügivõimaluse hinda ning ürituse müügivihjetest suletud tulu. Võrrelge müügivõimaluse hinda oma teiste kanalitega ja arvutage pärast tehingute sulgemist tasuvus brutokasumi, mitte tulu põhjal.